Ngày 25/8/2011, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 4071/QĐ-UBND ban hành Quy chế sử dụng Chương trình phần mềm “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố”, cụ thể như sau:

Quy chế này áp dụng đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và các sở - ngành, quận - huyện tham gia sử dụng Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo để theo dõi, nắm bắt, báo cáo kịp thời việc triển khai thực hiện các kết luận chỉ đạo bằng văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố.

* Phân loại văn bản chỉ đạo cần được theo dõi (văn bản dự thảo) để đưa vào phần mềm: Chỉ thị của Ủy ban nhân dân thành phố; Thông báo của Ủy ban nhân dân thành phố; Thông báo của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Văn bản chỉ đạo, điều hành khác do Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu phải theo dõi, báo cáo kết quả.

Trong nội dung các văn bản nêu trên, chỉ đưa vào bảng phân công theo dõi những nội dung hội đủ 3 yếu tố: nội dung công việc cụ thể, đơn vị thực hiện, có thời gian thực hiện và hoàn thành cụ thể.

* Quy trình tạo lập văn bản chỉ đạo và quy trình thực hiện, theo dõi công việc

- Quy trình tạo lập văn bản chỉ đạo:

Chuyên viên dự thảo văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời lập bảng phân công tóm tắt (theo mẫu có sẵn trong Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố). Tùy theo loại văn bản dự thảo, chuyên viên sẽ trình dự thảo văn bản và bảng phân công cho lãnh đạo Văn phòng hay lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.

Văn bản dự thảo và bảng phân công sẽ được chuyên viên đính kèm vào Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc để chuyển xử lý qua mạng tin học.

Văn bản dự thảo và bảng phân công khi được lãnh đạo Văn phòng hay lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt sẽ được Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành qua mạng tin học bằng Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.

Văn bản dự thảo và bảng phân công nếu có chỉnh sửa của lãnh đạo Văn phòng hoặc Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố thì tùy theo mức độ chỉnh sửa, lãnh đạo sẽ chuyển cho chuyên viên để thực hiện việc chỉnh sửa hoặc chuyển đến Phòng Hành chính - Tổ chức để đánh máy lại.

Văn bản chỉ đạo và bảng phân công được phê duyệt sẽ phát hành qua mạng tin học đến các đơn vị. Riêng việc phát hành văn bản bằng giấy đến các đơn vị thì không kèm bảng phân công.

- Quy trình thực hiện, theo dõi công việc trên Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo:

Các sở - ngành, quận - huyện đăng nhập vào Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo để trao đổi, gửi tập tin văn bản (cùng với việc gửi văn bản giấy) về Ủy ban nhân dân thành phố kết quả thực hiện công việc được giao. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công theo dõi sẽ kiểm tra kết quả thực hiện công việc được giao của các sở - ngành, quận - huyện.

Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố rà soát kết quả thực hiện công việc được giao của các sở - ngành, quận - huyện đã hoàn thành và báo cáo để lãnh đạo Văn phòng xem xét, quyết định kết thúc công việc được giao.

Nguyên Ngân