Ngày 05/9/2014, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Công văn số 4462/UBND-CNN về vận hành chính thức Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản của thành phố, cụ thể như sau:

1. Giao Sở Thông tin và Truyền thông

a) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố hướng dẫn các đơn vị chính thức sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản của Thành phố; đánh giá và báo cáo kết quả sử dụng Hệ thống cho Ủy ban nhân dân Thành phố trước ngày 15 tháng 12 năm 2014;

b) Công khai kết quả gửi và nhận văn bản của các đơn vị qua Hệ thống  phần mềm Quản lý văn bản trên trang thông tin điện tử của Thành phố.

2. Giao các Sở - ngành, Quận - Huyện

a) Triển khai sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản của Thành phố; đảm bảo đạt mục tiêu cuối năm 2014 có 40% văn bản và năm 2015 toàn bộ 100% văn bản (ngoại trừ văn bản mật) thực hiện gửi và nhận qua Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản.

Thời gian vận hành chính thức bắt đầu từ ngày 15 tháng 9 năm 2014.

b) Sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản để gửi các loại văn bản (trừ văn bản mật):

- Văn bản được gửi 100% qua mạng:

+ Giấy mời họp nội bộ;

+ Tài liệu phục vụ họp;

+ Văn bản để biết, để báo cáo;

+ Thông báo chung của cơ quan;

+ Các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc;

+ Lịch công tác cơ quan.

- Văn bản được gửi qua mạng và đồng thời gửi bản giấy:

+ Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo;

+ Các chương trình, kế hoạch của cơ quan;

+ Các loại văn bản: công văn, tờ trình, Quyết định.

c) Tuân thủ quy định văn bản luân chuyển trên hệ thống như sau:

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải thực hiện theo các quy định tại Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 đối với văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 đối với văn bản hành chính.

- Các loại định dạng văn bản chuyển qua Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản: các văn bản, bảng tính, trình diễn dưới dạng cho phép đọc và chỉnh sửa (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, odt, .ods, .odp…); các văn bản trình diễn dưới dạng chỉ đọc (.pdf, .tiff, .jpeg, .png…) phải được quét (scan) từ văn bản gốc (có chữ ký của thủ trưởng cơ quan và dấu đỏ của cơ quan).

D&P