Ngày 29/3/2018, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quyết định số 1198/QĐ-UBND vận hành Quy chế cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh

1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh:

Quy chế này quy định việc cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh, áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh và cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, có thông tin tham khảo liên quan đến hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh.

2. Nguyên tắc cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử

- Việc cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử được thực hiện theo quy định pháp luật, Quy chế này, hướng dẫn của Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh và Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng Thành phố Hồ Chí Minh.

- Các tổ chức hành nghề công chứng phải chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo quy định pháp luật.

- Cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử phải thực hiện nghiêm túc và đầy đủ trách nhiệm khi cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

- Công chứng viên xem xét, quyết định việc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định, chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng theo quy định pháp luật.

- Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin tham khảo chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hệ quả xảy ra do yêu cầu của mình.

- Thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử, kể cả các thông tin về tạo lập, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng, giao dịch, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch, phải trung thực, chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, hồ sơ công chứng gốc.

- Việc cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử phải chính xác, đầy đủ, đảm bảo thời hạn quy định.

- Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

- Cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, sẽ bị nhắc nhở, cảnh cáo, khóa tài khoản theo Quy chế này, xử phạt vi phạm hành chính hoặc hình thức xử lý khác theo quy định pháp luật.

- Doanh nghiệp tham gia xây dựng Phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng và Chương trình thông tin ngăn chặn vi phạm Quy chế này sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật và hợp đồng hợp tác.

3. Những hành vi bị nghiêm cấm:

- Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử bằng tài khoản của người khác.

- Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

- Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử để thực hiện các công việc không được giao.

- Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử trái với quy định, thẩm quyền, hướng dẫn của Sở Tư pháp và Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng; làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

- Thay đổi quy trình khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử trái quy định, thẩm quyền, hướng dẫn của Sở Tư pháp và Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng.

- Sử dụng thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử cho mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

 - Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ, không đảm bảo thời gian quy định vào các trường, mục của Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

- Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

- Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

- Những hành vi vi phạm pháp luật khác.

Tùng Khang