Ngày 23/10/2014, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 5249/QĐ-UBND về ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể như sau:

* Mục đích

Tổ chức thu thập, xác định thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố theo đúng quy định.

* Phạm vi và đối tượng áp dụng

a) Danh mục này căn cứ để quận - huyện rà soát, lựa chọn hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố;

Đối với thành phần tài liệu quản lý chuyên ngành cần lựa chọn chính xác những hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu đánh giá, kết luận để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố, tránh tình trạng giao nộp những tài liệu không có giá trị hoặc có giá trị lưu trữ hiện hành.

b) Danh mục này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc quận - huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố.

* Cấu tạo của bản danh mục

1. Thành phần cấu tạo trong bản Danh mục này được chia thành 3 nhóm, gồm: nhóm tài liệu của Hội đồng nhân dân; nhóm tài liệu của Ủy ban nhân dân; nhóm tài liệu tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan Ủy ban nhân dân quận - huyện.

2. Ngoài những hồ sơ, tài liệu đã được lập trong Danh mục ban hành kèm theo Quyết định này, trong quá trình xây dựng Danh mục triển khai thu nhập, chỉnh lý nếu phát sinh hồ sơ, tài liệu khác có giá trị lịch sử về các mặt hoạt động của địa phương mà chưa đưa vào trong Danh mục này, đề nghị các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bổ sung vào Phông hoặc khối tài liệu của cơ quan theo quy định và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Đối với những văn bản của các cơ quan Trung ương được sao gửi cho quận, huyện và các văn bản của Thành phố gửi chung cho quận, huyện thì công chức, viên chức phụ trách xử lý phải lập thành hồ sơ nguyên tắc và được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức không phải nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Đối với hồ sơ về xây dựng các công trình cơ bản chỉ nộp lưu những hồ sơ về các công trình có tính chất điển hình (căn cứ vào mức vốn đầu tư của công trình, về quy mô, tính mới mẻ của công trình…).

Nguyên Ngân