Ngày 22/8/2011, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 3994/QĐ-UBND về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể như sau:

1. Thủ tục hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự (trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để sử dụng ở Việt Nam)

- Trình tự thực hiện:

* Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

* Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận Hợp pháp hóa - Chứng nhận lãnh sự của Phòng Lãnh sự - Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (Số 6 đường Alexandre de Rhodes, phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh).

+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy hẹn cho người nộp.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì hướng dẫn đương sự hoàn thiện hồ sơ.

* Bước 3: Nhận kết quả tại bộ phận Hợp pháp hóa - Chứng nhận lãnh sự của Phòng Lãnh sự - Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Thời gian nhận và trả hồ sơ:

+ Từ thứ Hai đến thứ Sáu: Sáng từ 7g30 đến 11g30 - Chiều từ 13g00 đến 17g00.

+ Thứ Bảy: Sáng từ 7g30 đến 11g30.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại trụ sở cơ quan Sở Ngoại vụ.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

a) Thành phần hồ sơ:

- Phiếu đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự (theo mẫu số 01/HPH-LS).

- Bản chính hoặc bản sao của giấy tờ, tài liệu đã được chứng thực bởi Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền của nước ngoài đó tại Việt Nam hoặc kiêm nhiệm tại Việt Nam;

- Một (01) bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên;

- Một (01) bản chụp chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế khác (sau đây gọi chung là giấy tờ nhân thân) của đương sự (có xuất trình bản gốc để đối chiếu);

- Bản chính hoặc bản sao có công chứng giấy ủy quyền hợp lệ trong trường hợp ủy quyền cho người khác làm thủ tục thay.

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết:

* Từ 01 - 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

* Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự có số lượng lớn hoặc có nội dung phức tạp, thì thời hạn thực hiện nói trên có thể dài hơn, nhưng không quá 10 ngày làm việc.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.

- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ Ngoại giao.

b) Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện: Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

c) Cơ quan trực tiếp thực hiện: Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

d) Cơ quan phối hợp (nếu có): Không có.

- Kết quả thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) hợp pháp hóa lãnh sự đóng trên giấy tờ, tài liệu.

- Lệ phí: Lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự giấy tờ của nước ngoài để sử dụng ở Việt Nam: 30.000 đồng /lần.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự (mẫu 01/HPH-LS).

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

* Trong trường hợp cần thiết, giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài đề nghị được hợp pháp hoá lãnh lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt hoặc một tiếng nước ngoài khác mà viên chức có thẩm quyền của Việt Nam hiểu được. Bản dịch đó phải được công chứng theo quy định của pháp luật.

* Chữ ký, con dấu đề nghị được chứng thực phải là chữ ký, con dấu gốc.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

* Thông tư số 01/1999/TT-NG ngày 03/6/1999 của Bộ Ngoại giao quy định thể lệ hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu (có hiệu lực từ ngày 18/6/1999).

* Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 05/7/2011 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự (có hiệu lực từ ngày 01/9/2011).

2. Thủ tục hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự (trường hợp chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài)

- Trình tự thực hiện:

* Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

* Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận Hợp pháp hóa - Chứng nhận lãnh sự của Phòng Lãnh sự - Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (Số 6 đường Alexandre de Rhodes, phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh).

+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy hẹn cho người nộp.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì hướng dẫn đương sự hoàn thiện hồ sơ.

* Bước 3: Nhận kết quả tại bộ phận Hợp pháp hóa - Chứng nhận lãnh sự của Phòng Lãnh sự - Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Thời gian nhận và trả hồ sơ:

+ Từ thứ Hai đến thứ Sáu: Sáng từ 7g30 đến 11g30 - Chiều từ 13g00 đến 17g00.

+ Thứ Bảy: Sáng từ 7g30 đến 11g30.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại trụ sở cơ quan Sở Ngoại vụ.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

a) Thành phần hồ sơ:

- Phiếu đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự (theo mẫu số 01/HPH-LS);

- Bản chính hoặc bản sao có công chứng giấy tờ, tài liệu; bản dịch (nếu có);

- Một (01) bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên;

- Một (01) bản chụp chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế khác (sau đây gọi chung là giấy tờ nhân thân) của đương sự (có xuất trình bản gốc để đối chiếu);

- Bản chính hoặc bản sao có công chứng giấy ủy quyền hợp lệ trong trường hợp ủy quyền cho người khác làm thủ tục thay.

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

- Thời hạn giải quyết:

* Từ 01 - 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

* Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự có số lượng lớn hoặc có nội dung phức tạp, thì thời hạn thực hiện nói trên có thể dài hơn, nhưng không quá 10 ngày làm việc.

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.

- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ Ngoai giao.

b) Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện: Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

c) Cơ quan trực tiếp thực hiện: Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

d) Cơ quan phối hợp (nếu có): Không có.

- Kết quả thủ tục hành chính: Tem (hoặc dấu) hợp pháp hóa lãnh sự đóng trên giấy tờ, tài liệu.

- Lệ phí: Lệ phí chứng nhận lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài (theo mẫu 03/HPH): 30.000 đồng/lần.

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự (mẫu 01/HPH-LS).

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Chữ ký, con dấu đề nghị được chứng thực phải là chữ ký, con dấu gốc.

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

* Thông tư số 01/1999/TT-NG ngày 03/6/1999 của Bộ Ngoại giao quy định thể lệ hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu (có hiệu lực từ ngày 18/6/1999).

* Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 05/7/2011 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự (có hiệu lực từ ngày 01/9/2011).

Lam Điền