Ngày 17/6/2011, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND ban hành Quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể như sau:

Hệ thống thư điện tử thành phố Hồ Chí Minh (http://mail.tphcm.gov.vn) là thành phần của hệ thống thông tin Chính phủ. Hệ thống do Sở Thông tin và Truyền thông tạo lập và cung cấp nhằm phục vụ các đơn vị hành chính nhà nước thuộc thành phố Hồ Chí Minh và các cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại các đơn vị này gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Hệ thống thư điện tử thành phố được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật tin học của thành phố và mạng thông tin Internet gồm: mạng nội bộ (LAN) của các đơn vị; mạng băng thông rộng MetroNet; mạng diện rộng (MegaWan) của thành phố và mạng Internet.

* Quy định chung của hộp thư điện tử thành phố

1. Định dạng địa chỉ thư điện tử: Hệ thống thư điện tử của thành phố được đặt tên duy nhất trong thành phố Hồ Chí Minh có dạng <Tên tài khoản>@tphcm.gov.vn được phân thành hai loại:

a) Hộp thư đơn vị: hộp thư dành cho các đơn vị hành chính nhà nước của thành phố Hồ Chí Minh.

Cách đặt tên: <Tên đơn vị>@tphcm.gov.vn hoặc <Tên đơn vị cấp 2>.<Tên đơn vị>@tphcm.gov.vn

b) Hộp thư cá nhân: hộp thư dành cho cán bộ, công chức và viên chức của thành phố.

Cách đặt tên: <Tên người dùng>.<Tên đơn vị>@tphcm.gov.vn

2. Dung lượng: Dung lượng tối đa của mỗi hộp thư điện tử là 1 Gigabyte. Dung lượng tập tin đính kèm tối đa của mỗi thư là 15 Megabyte.

* Quy định các loại văn bản, thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử thành phố

- Các loại văn bản bắt buộc gửi qua hệ thống thư điện tử: thông báo, công văn, thư mời, những văn bản gửi đến những đơn vị để biết, lịch công tác của đơn vị, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, báo cáo các cấp (trừ các văn bản bảo mật và các văn bản gửi đến những đơn vị sử dụng hệ thống thư điện tử khác).

Hệ thống thư điện tử thành phố chỉ sử dụng để trao đổi thông tin phục vụ công việc, không sử dụng với mục đích cá nhân.

- Các loại văn bản trao đổi qua hệ thống thư điện tử phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

* Quy định thời gian sử dụng và cung cấp hộp thư điện tử

1. Trong giờ hành chính làm việc tại đơn vị bắt buộc phải sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố để trao đổi và điều hành công việc.

a) Đối với các hộp thư đã cấp nhưng không sử dụng quá 03 tháng mà không thông báo lý do, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tạm khóa tài khoản hộp thư điện tử này. Khi cần mở lại hộp thư thì đơn vị quản lý phải gửi công văn hoặc dùng hộp thư điện tử của đơn vị gửi đề nghị cho Sở Thông tin và Truyền thông mở lại hộp thư.

b) Đối với các hộp thư đã cấp nhưng không sử dụng quá 06 tháng, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ xóa tài khoản trong hệ thống thư điện tử.

2. Tần suất kiểm tra và trả lời thư điện tử:

a) Đối với hộp thư điện tử của đơn vị: lãnh đạo đơn vị (hoặc người được ủy quyền) phải kiểm tra hộp thư mỗi ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều.

b) Đối với hộp thư cá nhân: người dùng phải thường xuyên kiểm tra hộp thư của mình để xử lý kịp thời thư điện tử gửi đến...

Lam Điền