Ngày 16/6/2014, Ủy ban nhân dân quận 9 ban hành Quyết định số 07/2014/QĐ-UBND ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân Quận 9, cụ thể như sau:

* Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.    

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

* Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc đều phải được tập trung tại Văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Công chức, viên chức được phân công trực tiếp làm công tác văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì, phân loại, vào sổ, đăng ký số văn bản đến, đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến vào trong dấu “Đến”. Những văn bản không đăng ký tại Văn thư, các đơn vị và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp phát hiện sai sót, công chức, viên chức văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết. Lưu ý khi tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan hoặc Chánh Văn phòng cơ quan để xử lý.

4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc Internet.

5. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

6. Những văn bản do cán bộ, công chức, viên chức đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định.

7. Các bì văn bản văn thư không được bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các Đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.

* Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký vào sổ, văn thư phải kịp thời trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Ghi nhận vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản) người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể ủy quyền cho cấp phó của mình giải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

2. Sau khi nhận được văn bản đến Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn cứ vào nội dung của văn bản có trách nhiệm chỉ đạo, nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Lãnh đạo Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo với Thủ trưởng cơ quan những văn bản quan trọng, khẩn, mật…

b) Theo dõi và đôn đốc giải quyết kịp thời văn bản đến.

c) Theo dõi, đôn đốc tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.

* Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi do cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại Văn thư của cơ quan theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Lưu văn bản đi.

* Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Hàng năm, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2.Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.

3. Phối hợp, hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra, đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

* Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan

- Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong và ngoài cơ quan, tổ chức đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ.

- Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu riêng chính đáng.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan

- Cá nhân, tổ chức đến khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

- Cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú; giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu người nước ngoài) và phải được lãnh đạo cơ quan hoặc Chánh Văn phòng đồng ý. Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương.

- Tất cả các đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ký nhận vào sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu.

NCĐ