Ngày 03/7/2014, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 23/2014/QĐ-UBND ban hành Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin phục vụ công tác cứu nạn, cứu hộ và nhắn tin cảnh báo thiên tai qua mạng thông tin di động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể như sau:

* Hình thức lưu trữ thông tin

1. Thông tin cuộc thoại

Nội dung thông tin các cuộc gọi điện thoại phải được ghi nhận, lưu vào hệ thống tổng đài, sổ trực của các đơn vị chuyển tin và nhận tin khi thực hiện Quy trình này, bao gồm:

a)           Số điện thoại, tên của người yêu cầu cứu nạn cứu hộ.

b)           Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc gọi.

c)           Nội dung cuộc thoại.

d)           Số tổng đài điện thoại được chuyển tiếp đến (khi thực hiện chuyển tiếp thông tin cho tổng đài khác).

2. Thông tin văn bản, fax, tin nhắn SMS, thư điện tử (email)

Nội dung thông tin chuyển tiếp, tiếp nhận xử lý bằng văn bản, fax, tin nhắn SMS, email của các đơn vị khi thực hiện Quy trình này phải được ghi nhận, lưu vào hệ thống máy tính, tập hồ sơ và thể hiện các nội dung sau:

a)           Số văn bản đến, thời gian nhận được văn bản.

b)           Văn bản fax, thời gian nhận được fax.

c)           Nội dung tin nhắn SMS, thời gian thực hiện gửi và nhận tin nhắn SMS.

d)           Nội dung email, thời gian thực hiện gửi và nhận email.

3. Thông tin liên hệ các đơn vị có liên quan

a)           Việc tiếp nhận và phản hồi giữa các đơn vị được thực hiện thông qua địa chỉ, số điện thoại cố định, số điện thoại di động, số fax, địa chỉ thư điện tử do các đơn vị liên quan cung cấp.

b)           Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm thống kê, cập nhật, bổ sung danh sách thông tin liên hệ các đơn vị có liên quan hàng năm hoặc khi các đơn vị có thay đổi thông tin liên hệ để thông báo cho các đơn vị liên quan biết phối hợp triển khai theo Quy trình.

* Tiếp nhận, lưu và xử lý thông tin

1.       Tiếp nhận và phân tích thông tin

Khi có thông tin do cá nhân, đơn vị gọi đến tổng đài điện thoại 113, 114, 115 hoặc Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố thì các đơn vị thực hiện các nội dung sau:

a)           Ghi nhận và phân tích thông tin được cung cấp.

b)           Trường hợp nội dung cuộc gọi phù hợp với chức năng thực hiện của từng đơn vị thì tiến hành thực hiện theo quy trình xử lý nội bộ của đơn vị.

c)           Trường hợp nội dung cuộc gọi thuộc chức năng xử lý của đơn vị khác thì nhân viên trực tổng đài tiến hành chuyển tiếp thông tin cuộc gọi đến đơn vị có trách nhiệm xử lý lĩnh vực chuyên ngành, cụ thể:

Tổng đài điện thoại 113: an ninh trật tự.

Tổng đài điện thoại 114: cứu nạn cứu hộ, phòng cháy chữa cháy.

Tổng đài điện thoại 115: lĩnh vực cấp cứu y tế.

2.       Lưu thông tin tiếp nhận

Nội dung các cuộc gọi và thông tin chuyển tiếp được lưu trữ theo quy định tại Điều 2 Quy trình này.

3.       Phân loại chuyển tiếp thông tin cứu nạn cứu hộ

Trong trường hợp nội dung cuộc gọi yêu cầu cứu nạn cứu hộ thì nhân viên trực tổng đài tiến hành chuyển tiếp thông tin cuộc gọi đến Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy theo tổng đài điện thoại 114.

* Chuyển tiếp thông tin cuộc gọi yêu cầu cứu nạn cứu hộ

Tuỳ theo điều kiện trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật tại từng đơn vị mà nhân viên trực tổng đài thực hiện một trong hai phương án chuyển tiếp thông tin yêu cầu cứu nạn cứu hộ như sau:

1. Phương án A: Chuyển tiếp thông tin trong trường hợp chưa đảm bảo kết nối liên thông các tổng đài điện thoại.

Trong trường hợp tổng đài điện thoại của đơn vị chưa đảm bảo kết nối trực tiếp với tổng đài điện thoại của đơn vị khác thì nhân viên trực tổng đài thực hiện việc chuyển tiếp thông tin như sau:

a)           Hình thức cung cấp thông tin

Sử dụng tổng đài điện thoại của đơn vị để gọi điện thoại chuyển tin trực tiếp cho Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy theo tổng đài điện thoại 114.

Sử dụng fax để chuyển tiếp thông tin yêu cầu cứu nạn cứu hộ cho Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy.

b)           Nội dung thông tin chuyển tiếp (theo Phụ lục 1)

Số thuê bao điện thoại, tên của người có yêu cầu cứu nạn cứu hộ.

Thời gian nhận cuộc gọi yêu cầu cứu nạn cứu hộ.

Cung cấp đầy đủ lại nội dung do người yêu cầu cứu nạn cứu hộ cung cấp.

2. Phương án B: Chuyển tiếp thông tin trong trường hợp đảm bảo kết nối liên thông các tổng đài điện thoại

Nhân viên trực tổng đài thực hiện các thao tác (trên điện thoại/máy tính) tiến hành chuyển tiếp thông tin cuộc gọi yêu cầu cứu nạn cứu hộ đến Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy theo tổng đài điện thoại 114.

3. Lưu trữ thông tin

Nội dung thông tin thực hiện chuyển tiếp theo phương án A hoặc phương án B đều phải được lưu trữ theo quy định tại Điều 2 Quy trình này.

* Xử lý thông tin và triển khai thực hiện cứu nạn cứu hộ

Khi nhận được thông tin yêu cầu cứu nạn cứu hộ từ hệ thống tổng đài điện thoại 114, Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy tiếp nhận và phân tích xử lý thông tin được cung cấp để triển khai lực lượng theo quy trình cứu nạn, cứu hộ; đồng thời báo cáo kịp thời, chính xác tình hình cho Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan đến công tác cứu nạn, cứu hộ. Nội dung thông tin chuyển tiếp được lưu trữ theo quy định tại Điều 2 Quy trình này.

Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố căn cứ theo các quy định thực hiện chuyển tin để tổ chức, điều hành, chỉ huy cho các tổ chức lực lượng cứu nạn, cứu hộ và các cá nhân có trách nhiệm qua thiết bị fax, điện thoại, tin nhắn. Các tổ chức, cá nhân khi nhận được thông tin từ Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố có trách nhiệm phải phản hồi thông tin. Tất cả các thông tin fax, điện thoại, tin nhắn gửi đi và thông tin phản hồi của các đơn vị phải được ghi nhận, sao lưu vào hệ thống của Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố theo quy định tại Điều 2 Quy trình này.

Trong quá trình xử lý các sự cố tai nạn, cứu nạn, cứu hộ cần định vị thuê bao di động bị nạn thì Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố, Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy thực hiện theo các bước tại Chương III của Quy trình này.

Trong trường hợp sự cố, tai nạn vượt quá khả năng xử lý (sự cố lớn, thảm họa, khu vực vùng biển xa bờ...), Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy khẩn trương báo cáo Thường trực Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố để tổ chức điều hành, chỉ huy các lực lượng cứu nạn, cứu hộ triển khai phương án ứng phó theo quy định.

* Báo cáo và kết thúc xử lý

Sau khi thực hiện xong nhiệm vụ cứu nạn cứu hộ, Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy gửi báo cáo bằng fax, điện thoại, tin nhắn SMS đến Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố; sau đó gửi báo cáo chính thức bằng văn bản.

* Các trường hợp thực hiện nhắn tin cảnh báo

- Bão, áp thấp nhiệt đới ảnh hưởng trực tiếp đến Thành phố Hồ Chí Minh.

- Động đất ảnh hưởng trực tiếp đến Thành phố Hồ Chí Minh.

- Sóng thần có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến Thành phố Hồ Chí Minh.

* Nội dung tin nhắn khẩn cấp

- Hình thức định danh tin nhắn: “PCTT TP.HCM” (Phòng chống thiên tai Thành phố Hồ Chí Minh).

- Bão/ áp thấp nhiệt đới dự kiến sắp đổ bộ Thành phố Hồ Chí Minh: “Bão số .../Áp thấp nhiệt đới đang cách TP.HCM khoảng …km, sẽ vào TP trong... giờ tới. Mọi người theo dõi để phòng tránh! The storm No. .../Tropical depression will hit HCMC within the next .. hrs!”.

- Động đất đang ảnh hưởng trực tiếp đến Thành phố Hồ Chí Minh: “Động đất đang ảnh hưởng đến TP.HCM. Mọi người khẩn trương theo dõi, phòng tránh! Earthquake is going to affect HCMC. Be attention!”.

- Sóng thần dự kiến ảnh hưởng trực tiếp đến Thành phố Hồ Chí Minh: “Sóng thần sẽ ảnh hưởng Cần Giờ và Nhà Bè trong... giờ tới. Mọi người khẩn trương phòng tránh! Tsunami will affect Cangio and Nhabe dist. within the next ... hrs!”.

* Phát tin cảnh báo

Sau 10 phút kể từ khi nhận được thông tin, các doanh nghiệp thông tin di động phải gửi fax (bắt buộc), điện thoại, tin nhắn SMS thông báo cho Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố biết đã nhận được thông tin và đang triển khai thực hiện.

Sau thời gian 3 giờ đồng hồ kể từ khi nhận được thông tin yêu cầu nhắn tin cảnh báo thiên tai, các doanh nghiệp thông tin di động phải khẩn trương chuyển đúng nội dung tin nhắn do Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố cung cấp đến các thuê bao di động trong thời gian sớm nhất.

Trường hợp các doanh nghiệp thông tin di động chưa thực hiện xong việc nhắn tin cho các thuê bao di động trong vòng 3 giờ đồng hồ kể từ khi nhận được thông tin yêu cầu nhắn tin cảnh báo thiên tai thì phải báo cáo về Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố. Đồng thời, các doanh nghiệp thông tin di động tiếp tục nhắn tin cảnh báo cho các thuê bao di động để đảm bảo trong thời gian 5 giờ đồng hồ kể từ khi nhận được thông tin yêu cầu từ Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố thực hiện hoàn thành việc nhắn tin cảnh báo thiên tai cho tất cả các thuê bao di động đang hoạt động trên địa bàn thành phố.

Các doanh nghiệp thông tin di động kịp thời điều chỉnh, cập nhật thông tin cảnh báo khi nhận được tin mới theo yêu cầu của Văn phòng Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố.

Lam Điền