Ngày 17/10/2017, Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định số 5484/QĐ-UBND về Kế hoạch Phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025, cụ thể như sau:

A. Mục tiêu

1) Mục tiêu chung

- Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.

- Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ tại thành phố đến năm 2025, nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của thành phố, qua đó góp phần thực hiện hiệu quả mục tiêu chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Thành phố Hồ Chí Minh.

- Tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, hoàn chỉnh để quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại thành phố; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực; tập trung triển khai thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nhất là công tác quản lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảm bảo đúng quy định.

2) Mục tiêu cụ thể

- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển của thành phố; tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ thành phố đến phường, xã, thị trấn đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý và hoạt động thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ.

- Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuẩn mực, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập; hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.

- Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

B. Nội dung phát tirển:

1. Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm điều chỉnh công tác quản lý thống nhất hoạt động văn thư, lưu trữ trong tình hình mới (kèm theo Phụ lục)

100% cơ quan, tổ chức ban hành đầy đủ các văn bản về văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản.

2. Dự báo các chỉ tiêu ngành văn thư, lưu trữ

a) Công tác văn thư sẽ bảo đảm các chỉ tiêu cơ bản:

- 100% cơ quan, tổ chức thuộc thành phố thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc đối với tài liệu truyền thống (tài liệu giấy).

- 100% các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống Thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; có trên 70% cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố ứng dụng phần mềm chữ ký điện tử và trên 90% văn bản, tài liệu được giao dịch điện tử giữa các cơ quan, tổ chức.

- 100% cán bộ, công chức và 50% viên chức tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố sử dụng Thư điện tử phục vụ công việc.

- 100% các cơ quan Sở, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến và điều hành lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và giải quyết công việc, cải cách hành chính và lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức.

b) Về công tác lưu trữ

Tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử thành phố theo đúng các quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật. Duy trì, nâng cấp và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu truyền thống theo hướng hiện đại hóa phục vụ quản lý, khai thác sử dụng tài liệu trong ngành.

- Tại Lưu trữ lịch sử thành phố

+ Về số lượng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử khoảng 49.500 mét giá, trong đó có khoảng 18.000.000 trang tài liệu được số hóa.

+ 100% tài liệu thu thập về được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.

+ 30% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng; 10% hồ sơ, tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bình quân hàng năm, phục vụ cho trên 300 lượt người/năm đến khai thác sử dụng, trong đó thông tin tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng.

- Tại các cơ quan, tổ chức: 20 - 30% hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng, tài liệu được công bố, giới thiệu trong nhân dân, bình quân hàng năm, phục vụ cho khoảng 10.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Trần Phát