Ngày 04/10/2012, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 5131/QĐ-UBND phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ, cụ thể như sau:

I. TUYÊN TRUYỀN, PHỔ BIẾN LUẬT LƯU TRỮ

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ nhằm nâng cao trách nhiệm, nhận thức cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức và nhân dân.

2. Biên soạn, in ấn, cấp phát tài liệu, sách, tổ chức tập huấn chuyên sâu về Luật Lưu trữ và các văn bản liên quan cho lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố.

3. Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, phổ biến rộng rãi trong cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân về Luật Lưu trữ và các văn bản có liên quan.

a) Xây dựng và triển khai thực hiện Kế hoạch tổ chức Hội thi “Cán bộ văn thư, lưu trữ giỏi” nhằm tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức có dịp giao lưu, học tập kinh nghiệm, nghiên cứu sâu, nâng cao kiến thức, kỹ năng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

b) Vận động, khuyến khích cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân tham gia nghiên cứu viết bài, đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng, trên Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức về nội dung Luật Lưu trữ.

4. Phân công:

a) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

b) Cơ quan phối hợp: Sở Tư pháp, Sở Thông tin - Truyền thông, Đài Truyền hình thành phố, Đài Tiếng nói nhân dân thành phố, các Báo thuộc Thành phố và thủ trưởng các sở - ngành, Ủy ban nhân dân quận - huyện.

5. Thời gian thực hiện: Năm 2012 và năm 2013.

II. TRIỂN KHAI CÁC NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM CỦA LUẬT LƯU TRỮ

1. Về quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ:

a) Sở Nội vụ rà soát lại các văn bản quản lý công tác lưu trữ đã ban hành, nếu không còn phù hợp đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố bổ sung, sửa đổi hoặc ban hành văn bản mới để thay thế cho phù hợp với các quy định của Luật Lưu trữ. Tham mưu quản lý việc thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ.

b) Các cơ quan, tổ chức chưa ban hành Quy chế về công tác lưu trữ thì phải soạn thảo và ban hành theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. Các cơ quan, tổ chức đã ban hành Quy chế về công tác lưu trữ cần rà soát bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi cho phù mới với quy định của Luật Lưu trữ. Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

c) Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

d) Thời gian thực hiện: Năm 2012.

2. Thu thập và giao nộp tài liệu lưu trữ:

a) Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình xây dựng, ban hành các văn bản:

- Danh mục hồ sơ, đồng thời tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ trên cơ sở Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Thời gian thực hiện: Quý IV năm 2012.

- Tổ chức chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.

Thời gian thực hiện: Năm 2012 và năm 2013.

b) Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng các đề án sau:

- Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức; Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng.

- Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

Thời gian thực hiện: Quý IV năm 2012.

c) Sở Nội vụ tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu nộp lưu khi Kho Lưu trữ chuyên dụng có khả năng tiếp nhận tài liệu. Xây dựng kế hoạch tổ chức tiếp nhận, bàn giao và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức, Lưu trữ quận - huyện về Lưu trữ lịch sử của thành phố trước khi công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố hoàn thành và đưa vào sử dụng.

Thời gian thực hiện: Quý I năm 2013.

3. Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

a) Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan khẩn trương:

- Trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố để sớm đi vào hoạt động.

Thời gian thực hiện: Quý IV năm 2012.

- Xây dựng Đề án sử dụng và khai thác tài liệu lưu trữ để phục vụ nhân dân thành phố.

Thời gian thực hiện: Quý II năm 2013.

b) Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và phương tiện thiết yếu; thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; quy định về thủ tục, chế độ sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

Thời gian thực hiện: Năm 2012 và năm 2013.

Nguyên Ngân